Электронный архив документации предприятия

Электронный Архив предназначен для регистрации, хранения, классификации и быстрого доступа к документам произвольного характера, циркулирующим в организации. Электронный Архив включен в состав системы Документооборота СмУТЦ, системы SATOS, а также активно используется непосредственно в компании.

Электронный Архив позволяет организовать хранение и совместное использование документов как в масштабе отдельной рабочей группы или подразделения, так и в рамках крупной территориально-распределенной организации. Система предусматривает средства защиты документов от несанкционированного доступа.

В состав Электронного Архива входит Картотека, содержащая регистрационные формуляры архивных документов, и одна или несколько Архивных Баз, предназначенных для хранения электронных документов. Архивные базы, связанные с данной Картотекой, могут располагаться в различных узлах корпоративной сети, иметь различные уровни доступа, группироваться по различным тематикам.

Электронный Архив позволяет организовать учет как электронных, так и бумажных документов, посредством заполнения для них регистрационных формуляров.

В случае электронного документа с регистрационным формуляром связывается "контейнерный" документ в Архивной Базе, куда могут быть помещены файлы в формате приложений, использовавшихся при подготовке документа. В последующем доступ к этим файлам возможен как с использованием исходных приложений, так и с помощью встроенных средств просмотра. При этом права доступа к регистрационной карточке и содержательной части документа могут быть заданы независимо, что дает дополнительную гибкость для защиты информации.

Для бумажного документа заполняется только регистрационная форма с возможностью указания местоположения твердой копии в архиве бумажных документов. В случае назначения "библиотекаря" Электронный Архив позволяет организовать возможность заказа/выдачи бумажных документов.

В Электронном архиве также предусмотрены средства навигации, сортировки и поиска по информационному пространству всех зарегистрированных в нем документов, а также механизм оповещения заинтересованных пользователей о новых поступлениях.

При необходимости на предприятии может быть создано произвольное количество Картотек, а с каждой из них может быть связано произвольное количество Архивных Баз. Все это позволяет организовать требуемое разграничение по уровням доступа, тематике, нагрузке на различные участки вычислительной сети и т.п.